Masalah guna excel urus bisnes kecil bukan bermakna Excel adalah software yang buruk. Excel adalah tool yang sangat baik untuk apa yang ia direka iaitu analisis data dan pengiraan. Masalah berlaku bila Excel digunakan untuk sesuatu yang ia tidak direka untuk buat iaitu jadi sistem pengurusan bisnes.

Kalau kau guna Excel untuk track customer, invois, staf, dan kewangan sekaligus, kau tahu rasa ‘serabut’ yang aku maksudkan.

Dalam artikel ini:

• • Apa Excel direka untuk buat vs apa yang bisnes kecil expect
  • 5 masalah konkrit Excel dalam bisnes kecil
  • Tanda-tanda Excel dah jadi masalah untuk bisnes kau
  • Soalan lazim

Sebelum tanya apa nak automasikan, tanya dua soalan ni dulu. Pertama, adakah kerja ni berulang dengan cara yang sama setiap kali? Kalau ya, ia calon untuk automasi. Kedua, adakah ia melibatkan data yang kena masuk lebih dari sekali di tempat yang berbeza? Kalau ya, automasi akan jimatkan banyak masa.

Automasi yang paling berkesan untuk bisnes kecil bukan automasi yang paling canggih. Ia yang paling konsisten digunakan dan yang paling banyak kurangkan kerja berulang yang dah ada.

Masalah 1: Data tidak konsisten apabila ada lebih dari seorang yang edit. Bila dua orang buka fail Excel yang sama dan buat perubahan, ada risiko satu pihak overwrite kerja orang lain. Atau ada dua versi fail yang berbeza beredar. Data menjadi tidak boleh dipercayai.

Masalah 2: Tiada audit trail. Siapa yang ubah nombor tu? Bila ia diubah? Kenapa? Excel tidak record ini secara automatik. Bila ada isu data, sangat susah untuk trace balik apa yang berlaku.

Masalah 3: Formula yang fragile. Satu kesilapan dalam satu cell boleh affect seluruh spreadsheet. Dan bila ada orang yang tidak tahu pasal formula tersebut yang edit, ia boleh rosak tanpa sesiapa sedar sampai ada isu serius.

Masalah 4: Tiada notifikasi atau reminder automatik. Invoice yang due minggu depan tidak akan ada yang bagitahu kau. Cuti staf yang bertindih tidak ada alert. Semua kena check manual. Excel adalah passive tool. Ia tidak alert kau tentang apa yang perlu perhatian.

Masalah 5: Susah untuk access dari mobile. Dalam konteks bisnes kecil Malaysia masa kini di mana ramai owner monitor bisnes dari phone, Excel adalah sangat terhad. File yang besar slow untuk load. Edit dalam mobile adalah tidak praktikal.

• • Ada lebih dari tiga fail Excel yang berbeza untuk track benda yang sepatutnya ada dalam satu sistem
  • Pernah ada kes data dalam dua fail berbeza yang tidak sama dan susah nak tahu mana yang betul
  • Kena spend masa lebih dari 30 minit sebulan untuk ‘clean up’ data dalam Excel
  • Ada formula yang kau atau staf takut nak touch sebab tidak faham sepenuhnya
  • Tidak boleh tengok status bisnes dalam masa lima minit dari phone kau

Kalau tiga atau lebih tanda ni apply, Excel dah jadi bahagian dari masalah, bukan penyelesaian. Bila masa upgrade excel ke sistem bisnes yang lebih proper? Baca artikel C35 untuk jawapan yang jelas. Dan untuk perbandingan yang lebih detail, baca artikel C36.

Masalah guna Excel untuk bisnes kecil yang paling serius?

Data yang tidak konsisten apabila lebih dari seorang yang edit adalah masalah paling serius dari sisi operasi. Ini boleh menyebabkan keputusan bisnes yang salah berdasarkan data yang tidak tepat. Tiada audit trail adalah masalah paling serius dari sisi accountability dan compliance.

Adakah Excel sesuai untuk bisnes kecil yang baru mula?

Untuk bisnes yang sangat awal dengan bilangan transaksi yang sangat sedikit dan hanya seorang yang handle semua, Excel boleh jadi acceptable sebagai permulaan. Tapi bila bisnes dah ada lebih dari seorang staf yang perlu akses data yang sama, had Excel akan mula terserlah.

Boleh improve cara guna Excel supaya masalah-masalah ni tidak berlaku?

Sebahagiannya boleh dimiti. Google Sheets mengatasi beberapa had Excel dengan real-time collaboration. Tapi masalah asas iaitu Excel tidak direka sebagai sistem bisnes yang integrated tetap ada. Penyelesaian yang sebenar adalah sistem yang dibina untuk tujuan bisnes, bukan spreadsheet yang di-adapt.

Excel adalah tool yang bagus untuk tujuan yang betul. Tujuan yang betul tu bukan urus keseluruhan operasi bisnes kecil kau.