Cara buat laporan PL mudah tanpa akauntan adalah sesuatu yang lebih mudah dari yang ramai sangka. P&L tidak perlu ada format yang complicated atau penuh dengan accounting jargon. Untuk bisnes kecil, P&L yang simple dan consistent jauh lebih berguna dari P&L yang cantik tapi tidak difahami owner sendiri.

Artikel ni bagi kau panduan step-by-step yang boleh kau ikut untuk buat P&L pertama kau hari ni.

Dalam artikel ini:

• • Apa yang perlu kau prepare sebelum mula
  • 5 langkah buat P&L bisnes kecil
  • Template P&L mudah untuk bisnes kecil
  • Kesilapan yang perlu dielak
  • Soalan Lazim

Tiga benda yang perlu ada sebelum boleh buat P&L.

Satu: Rekod semua jualan dalam tempoh yang nak dilaporkan. Semua invois yang dah dibayar, semua resit jualan, semua payment yang diterima. Kalau ada jualan yang belum dibayar, nota tempat yang berasingan untuk outstanding.

Dua: Rekod semua perbelanjaan bisnes. Semua resit dan invois untuk perbelanjaan. Gaji staf, sewa, bil, bahan mentah, marketing, transport, software subscription. Semua masuk.

Tiga: Tentukan tempoh laporan. Satu bulan adalah paling standard dan paling berguna untuk tujuan monitoring bulanan. Boleh juga buat untuk suku tahun atau setahun bergantung kepada keperluan.

Langkah 1: Hitung total revenue. Jumlahkan semua duit yang kau terima dari aktiviti bisnes dalam tempoh tersebut. Ini termasuk semua jualan, semua bayaran servis, semua sumber pendapatan bisnes. Jangan masukkan modal sendiri atau pinjaman.

Langkah 2: Hitung Kos Jualan atau COGS. Ini adalah kos yang langsung berkaitan dengan menghasilkan atau mendeliver produk atau servis yang kau jual. Untuk bisnes jual produk: kos beli barang yang dijual. Untuk bisnes servis: kos bahan atau kos buruh langsung untuk deliver servis.

Langkah 3: Kira Gross Profit. Gross Profit = Revenue tolak COGS. Ini adalah berapa yang tinggal selepas tolak kos langsung. Gross profit margin = Gross Profit bahagi Revenue darab 100.

Langkah 4: Senaraikan dan jumlahkan semua kos operasi. Ini semua perbelanjaan yang tidak langsung berkaitan dengan jualan tertentu. Gaji staf, sewa, bil elektrik, bil internet, marketing, transport, software subscription, insurans, bayaran profesional. Jumlahkan semua.

Langkah 5: Kira Net Profit. Net Profit = Gross Profit tolak Total Kos Operasi. Positif bermakna untung. Negatif bermakna rugi. Ini adalah ‘bottom line’ yang paling penting.

Format P&L mudah untuk diisi setiap bulan.

• • REVENUE: Total semua jualan dan pendapatan bisnes
  • KENA TOLAK: Kos Jualan atau COGS
  • = GROSS PROFIT (Revenue tolak COGS)
  • GROSS PROFIT MARGIN (Gross Profit bahagi Revenue x 100)
  • KENA TOLAK: Gaji dan EPF/SOCSO
  • KENA TOLAK: Sewa
  • KENA TOLAK: Bil utiliti
  • KENA TOLAK: Marketing
  • KENA TOLAK: Transport
  • KENA TOLAK: Software dan subscription
  • KENA TOLAK: Lain-lain kos operasi
  • = NET PROFIT (Gross Profit tolak semua kos operasi)
  • NET PROFIT MARGIN (Net Profit bahagi Revenue x 100)

Template ini boleh dibuat dalam Google Sheets atau Excel dalam masa 15 minit. Bila format dah ada, isi setiap bulan ambil masa 30 hingga 45 minit je.

Owner Agen Hartanah Bebas di Selangor

Seorang agen hartanah bebas di Selangor buat P&L pertama kali selepas bertahun-tahun berniaga. Dia sedar dia tidak pernah masukkan kos perjalanan dia sebagai kos bisnes. Selama ini dia kira kos tu sebagai ‘kos hidup biasa’.

Bila semua kos dimasukkan dengan betul termasuk petrol untuk lawatan, tol, dan makan semasa kerja, net profit sebenar dia adalah 30% lebih rendah dari yang dia sangka. Tapi sekarang dia tahu nombor sebenar. Dia boleh negotiate commission yang lebih tinggi untuk deal baru berdasarkan data yang tepat.

Kesilapan 1: Tidak konsisten dengan tempoh. Buat untuk Januari, skip Februari, buat lagi Mac. Data yang tidak consistent tidak boleh dibandingkan dengan meningful. Buat setiap bulan tanpa skip.

Kesilapan 2: Campurkan duit peribadi dan bisnes. Kalau ada perbelanjaan yang partly bisnes partly peribadi, cuba estimate secara honest berapa peratus adalah untuk bisnes.

Kesilapan 3: Masukkan pembayaran hutang sebagai kos. Bayar pinjaman bank bukan kos operasi dalam P&L. Ia adalah pembayaran liabiliti. Hanya interest bayaran pinjaman yang masuk sebagai kos dalam P&L.

Untuk cara tahu bisnes untung atau rugi dari sudut yang lebih luas, baca artikel P8. Dan untuk laporan kewangan yang lain, baca artikel C58.

Cara buat P&L bisnes kecil tanpa akauntan Malaysia?

Lima langkah. Kumpul semua rekod jualan. Kumpul semua rekod perbelanjaan. Hitung total revenue dan COGS untuk dapat gross profit. Hitung semua kos operasi. Gross profit tolak kos operasi untuk dapat net profit. Buat dalam spreadsheet mudah atau dalam platform bisnes yang auto-generate laporan.

P&L perlu buat berapa kerap untuk bisnes kecil?

Minimum sekali sebulan. Ini bagi kau data yang cukup untuk track trend dan kesan masalah sebelum ia jadi terlalu besar. Beberapa bisnes buat weekly P&L untuk monitor lebih kerap, tapi untuk permulaan, bulanan sudah lebih dari cukup.

P&L yang simple dan consistent adalah lebih berguna dari P&L yang complicated dan dibuat sekali setahun. Mulakan simple. Buat konsisten.