Kesilapan HR bisnes kecil Malaysia adalah sesuatu yang owner tidak sedar berlaku sampai ada masalah yang timbul. Aduan dari staf. Surat dari Jabatan Tenaga Kerja. Notis dari KWSP atau PERKESO. Baru owner tahu ada sesuatu yang tidak betul.

Artikel ni adalah panduan proactive supaya kau boleh kenal pasti dan betulkan kesilapan sebelum ia jadi masalah yang lebih besar dan lebih mahal.

Dalam artikel ini:

• • 6 kesilapan HR yang paling biasa dalam bisnes kecil
  • Kesilapan mana yang ada risiko undang-undang paling tinggi
  • Cara check sama ada bisnes kau ada kesilapan ni
  • Soalan lazim

Kesilapan 1: Tiada surat tawaran kerja yang ditandatangani. Ramai owner bisnes kecil ambil staf secara verbal atau dengan sekadar bagi tau gaji dan masa mula. Tanpa surat tawaran yang ditandatangani, bila ada pertikaian tentang terma pekerjaan, tidak ada dokumen yang boleh dirujuk. Ini menjadi masalah bila ada pertikaian gaji, benefit, atau penamatan.

Kesilapan 2: Bayar gaji lewat secara konsisten. Ada bisnes kecil yang bayar gaji bila ada duit, bukan pada tarikh yang ditetapkan. Ini adalah pelanggaran Akta Kerja 1955. Gaji wajib dibayar dalam masa tujuh hari dari akhir tempoh gaji. Konsisten lambat adalah risiko undang-undang yang nyata.

Kesilapan 3: Tidak keluarkan slip gaji. Slip gaji bukan sekadar courteous gesture. Ia keperluan undang-undang. Staf berhak untuk dapat slip gaji yang tunjukkan semua komponen dengan jelas. Tiada slip gaji bermakna staf tidak ada rekod yang boleh diorang rujuk atau guna untuk tujuan pinjaman bank atau lain-lain.

Kesilapan 4: Salah kira kadar EPF atau SOCSO. Kadar berubah dari masa ke masa. Bisnes yang guna spreadsheet lama atau ingatan sahaja untuk kira potongan berisiko menggunakan kadar yang sudah tidak tepat. Underpayment caruman ada penalty. Overpayment pula menjejaskan cashflow staf.

Kesilapan 5: Tidak rekod cuti dengan betul. Approve cuti secara lisan atau melalui WhatsApp tanpa rekod formal adalah masalah menunggu masa. Bila ada dispute tentang berapa hari cuti yang staf ada atau yang dah digunakan, tanpa rekod yang proper tidak ada cara untuk buktikan.

Kesilapan 6: Guna chat WhatsApp sebagai rekod HR. WhatsApp tidak diterima sebagai dokumen HR yang sah dalam kebanyakan kes pertikaian. Keputusan tentang gaji, cuti, tindakan tatatertib perlu dalam format yang lebih formal dan boleh disimpan sebagai rekod yang sah.

Dua kesilapan yang risiko paling tinggi dari sisi perundangan adalah tiada surat tawaran kerja yang ditandatangani, dan kesilapan atau kelalaian dalam pembayaran caruman KWSP dan SOCSO.

Denda payroll LHDN bisnes kecil Malaysia dan penalty dari KWSP dan PERKESO untuk bayaran yang tidak tepat atau lambat boleh jadi sangat significant. Dan dalam kes yang serius, ada risiko tindakan undang-undang terhadap owner secara peribadi.

Paling penting untuk address dua kesilapan ni dulu sebelum yang lain.

Owner Kedai Runcit di Selangor

Seorang owner kedai runcit di Selangor ada dua pekerja. Dia tidak tahu bahawa dia perlu daftarkan pekerja dengan KWSP dari hari pertama bekerja. Dia fikir perlu tunggu lepas staf confirm selepas tempoh percubaan.

Selepas dua tahun, dia dapati keduanya tidak didaftarkan. Bila dia nak betulkan, dia kena bayar semua caruman yang tertunggak untuk dua tahun ditambah dengan late payment charge. Jumlahnya melebihi RM8,000.

Kos yang boleh dielak sepenuhnya kalau dia tahu keperluan dari awal.

Enam soalan untuk self-audit HR bisnes kau sekarang.

• • Adakah semua staf ada surat tawaran kerja yang ditandatangani?
  • Adakah gaji dibayar sebelum atau pada hari ke-7 setiap bulan secara konsisten?
  • Adakah slip gaji dikeluarkan untuk setiap staf setiap bulan?
  • Adakah kadar EPF dan SOCSO yang digunakan adalah kadar terkini?
  • Adakah semua permohonan cuti direkodkan dalam sistem atau dokumen bertulis?
  • Adakah semua keputusan HR penting dalam format bertulis, bukan WhatsApp sahaja?

Kalau ada mana-mana yang jawapannya tidak atau tidak pasti, itu adalah area yang perlu dibetulkan segera. Untuk panduan lengkap urus staf dengan betul, baca artikel P7.

Kesilapan HR bisnes kecil yang paling kerap berlaku?

Enam yang paling biasa. Tiada surat tawaran kerja bertulis. Bayar gaji lewat. Tidak keluarkan slip gaji. Salah kira kadar EPF atau SOCSO. Tidak rekod cuti dengan betul. Dan guna WhatsApp sebagai rekod HR formal. Kesemua ini berlaku bukan sebab owner berniat jahat tetapi sebab kurang tahu atau kurang sistem.

Denda HR yang bisnes kecil boleh kena di Malaysia?

Ada beberapa. Lewat atau tidak bayar KWSP boleh kena late payment charge dan tindakan undang-undang. Lambat bayar gaji adalah kesalahan di bawah Akta Kerja. Tidak daftarkan pekerja dengan SOCSO ada penalty. Dan kesilapan dalam pengiraan PCB boleh ada implikasi dengan LHDN.

Cara betulkan kesilapan HR yang dah berlaku?

Bergantung pada jenis kesilapan. Untuk isu caruman KWSP yang tertunggak, hubungi KWSP untuk semak cara settle dengan bayaran tunggakan. Untuk isu gaji yang tidak dibayar atau salah dikira, settle dengan staf secara terus dan dokumenkan. Untuk isu yang lebih kompleks, lebih baik dapatkan nasihat dari pakar undang-undang buruh.

Kesilapan HR yang betul-betul tidak ada penyelesaian adalah kesilapan yang berlaku dan tidak ditangani. Tanda awal ada. Tindakan awal mengelakkan masalah besar.