Masa habis buat kerja manual bisnes kecil selalunya jauh lebih banyak dari yang disangka. Ramai owner estimate dua puluh atau tiga puluh minit sehari. Tapi bila diukur dengan betul, realiti selalunya dua hingga tiga kali ganda daripada itu.

Artikel ni bagi kau cara untuk kira dengan tepat, bukan estimate. Sebab nombor sebenar adalah yang akan buat kau buat keputusan yang berbeza.

Dalam artikel ini:

• • Kenapa kita selalu underestimate masa untuk kerja manual
  • Cara kira masa sebenar yang habis
  • Apa yang nombor tu bermaksud untuk bisnes kau
  • Soalan lazim

Ada tiga sebab kenapa owner bisnes kecil selalu underestimate berapa masa habis untuk kerja manual.

Sebab 1: Context switching cost yang tidak dikira. Setiap kali kau berhenti dari satu kerja untuk buat kerja manual, ada masa tambahan untuk refocus balik selepas tu. Kajian menunjukkan average person ambil 15 hingga 25 minit untuk fully refocus selepas interruption. Ini kos yang tidak kelihatan tapi sangat real.

Sebab 2: Kerja kecil yang tidak dikira. ‘Sekejap je.’ Tapi sekejap lima minit yang berlaku dua puluh kali sehari adalah lebih dari satu jam. Benda-benda kecil yang tidak nampak signifikan secara individu boleh jadi sangat besar bila dikumpulkan.

Sebab 3: Kerja yang dah jadi autopilot. Bila sesuatu kerja dah buat lama sangat, otak tidak lagi fully sedar berapa masa ia ambil. Ia jadi automatic dan terasa lebih cepat dari ia sebenarnya.

Empat langkah untuk audit masa yang jujur.

Langkah 1. Buat senarai semua kerja manual yang kau buat. Termasuk yang nampak kecil. Balas WhatsApp bisnes. Update spreadsheet. Cari invois lama. Semua masuk.

Langkah 2. Track selama tiga hari bekerja. Setiap kali buat kerja dalam senarai tu, catat masa mula dan masa habis. Guna timer kalau perlu. Jangan estimate. Ukur.

Langkah 3. Hitung jumlah minit per kerja per hari. Tambah semua kerja yang sama untuk tiga hari dan bahagi tiga untuk dapat purata harian.

Langkah 4. Darab untuk dapat gambaran bulanan dan tahunan. Purata harian darab 22 hari kerja sebulan. Darab 12 untuk tahunan. Baru kau nampak skala sebenarnya.

Bila dah ada nombor sebenar, ada dua cara untuk value ia.

Cara 1: Nilai masa owner. Kalau kau boleh jana RM100 sejam bila kau buat kerja yang bernilai tinggi, setiap jam yang habis untuk kerja manual yang boleh diautomasikan adalah RM100 yang hilang. Dalam sebulan, kalau 40 jam habis untuk kerja manual, itu RM4,000 dalam opportunity cost.

Cara 2: Kos gaji staf. Kalau staf kau bergaji RM1,800 sebulan dan 40% masa diorang habis untuk kerja manual yang boleh diautomasikan, itu RM720 sebulan dalam produktiviti yang boleh dialihkan kepada kerja yang lebih bernilai.

Bandingkan nombor tu dengan kos software bisnes kecil murah Malaysia yang bermula dari RM59 sebulan. Kalkulasi ROI jadi sangat jelas.

Untuk panduan cara kurangkan kerja manual, baca artikel P5: Cara Kurangkan Kerja Manual Dalam Bisnes.

Berapa banyak masa purata habis untuk kerja manual dalam bisnes kecil Malaysia?

Berdasarkan data dari pelbagai bisnes kecil Malaysia, owner yang belum ada sistem yang proper biasanya habiskan antara dua hingga empat jam sehari untuk kerja manual yang boleh dikurangkan. Staf pula biasanya habiskan 30 hingga 50 peratus masa kerja mereka untuk kerja yang berulang dan boleh diautomasikan.

Adakah berbaloi nak ukur masa untuk kerja manual?

Sangat berbaloi. Ukuran yang jelas mengubah keputusan. Ramai owner yang rasa ‘tak teruk sangat’ berubah fikiran sepenuhnya selepas track masa secara sebenar selama tiga hari. Nombor sebenar memberi motivasi yang jauh lebih kuat dari sekadar tahu secara general yang kerja manual itu buang masa.

Tiga hari audit. Nombor yang akan berubah cara kau urus bisnes.